Logiciels
« Le volume des données augmente de manière exponentielle avec celui des commandes »
13 juillet 2018 - upsa-agvs.ch – Dans notre ère numérique, les exigences des garagistes, notamment à l’égard des fournisseurs de logiciels pour garages, ne cessent de croître. Avec 80 collaborateurs, dont 15 spécialistes et quatre développeurs pour la branche automobile suisse, GCS Suisse SA relève le défi avec l’outil DMS (système de gestion des concessionnaires). Ce logiciel a déjà été installé dans quelque 2500 PME en Suisse, en Autriche et en Allemagne. Reto Dellenbach, son dirigeant, évoque les enjeux pour les 500 garages qui misent sur son outil.
tki. Monsieur Dellenbach, les garagistes cherchent de préférence une solution logicielle clé en main, une sorte de poule aux œufs d’or. Que pouvez-vous leur offrir?
Reto Dellenbach : Ce désir est en effet exprimé de plus en plus souvent. Nous proposons aux garagistes une solution, ou plutôt un concept, qui correspond à leurs attentes. Il s’agit d’une part d’un matériel d’une grande stabilité adapté aux besoins, avec des solutions réseaux jusqu’au cloud, d’autre part de notre solution DMS VCS/VIS (Vehicle Calculation System, Vehicle Inhouse System), grâce à laquelle les processus d’entreprise peuvent être représentés de la réception à l’atelier jusqu’à la facture, avec un traitement des commandes complet et sans papier. L’outil permet également de reproduire tout le processus du garage sur des terminaux mobiles, tablette, I-Pad, smartphone, notebook ...
De quel logiciel un garage a-t-il besoin ?
Pas facile de répondre d’emblée ... Le garagiste doit parfaitement savoir avec quels processus et quels acteurs du marché il travaille. Cela lui fixe un objectif. Mais il s’agit d’un instant T, tout peut changer en deux ou trois ans. Le garagiste doit en prendre conscience. On peut ainsi évaluer quel système sera le plus approprié. Je prends souvent pour comparaison l’achat d’une radio il y a 15 ans. Certains modèles proposaient d’enregistrer 30 stations, d’autres 90. Au moment de l’achat, j’étais certain que 30 stations mémorisées suffisaient, or, peu après, j’ai regretté de ne pas en avoir quelques-unes de plus... Telle est la difficulté pour les garagistes. Nous ne pouvons que recommander de prévoir suffisamment de marge. Il ne faut pas limiter sa liberté d’entreprise à cause du logiciel ou du système IT. Autrement dit, le fournisseur doit pouvoir offrir une solution flexible, adaptée aux spécifications du client. Il doit également être prêt à se développer en collaboration avec les garagistes. Le choix d’un logiciel doit être vu comme un mariage pour la vie, car un divorce serait compliqué et douloureux ...
En 2018, quels critères doit remplir un logiciel dédié aux garages ?
Il doit disposer de structures innovantes. L’utilisateur aura du mal à les reconnaître au premier coup d’œil, mais c’est indispensable pour l’avenir. Il faut bien repérer les systèmes qui ont perduré. Un critère pour aider les garagistes : la taille du fournisseur de logiciels. Celui-ci doit réaliser son chiffre d’affaires exclusivement pour la branche, employer plus de 20 personnes, dont un tiers de purs développeurs. Les exigences en matière de logiciels vont fortement augmenter au cours des prochaines années.
Et sur le plan technique ?
Le logiciel doit présenter une API ouverte, c’est-à-dire une interface de programmation qui permet d’échanger des données dans les deux sens. Cela veut dire à la fois lire les données fournies par le logiciel et transmettre au logiciel des données. Notre solution propose une stratégie d’API-REST récente, qui peut traiter des données en externe et communiquer avec le DMS. La flexibilité est alors maximale. À cela s’ajoutent la création de commandes et la réception des véhicules axée sur les processus, la documentation entièrement automatique et numérisée relative aux réparations et la gestion des dossiers. Ce dernier point permet d’associer une commande à plusieurs factures, compilées dans un dossier unique. Ce sont quelques exemples de fonctions qu’un logiciel moderne doit offrir.
Interfaces et compatibilités : un véritable défi ?
D’un point de vue technologique, c’est certainement un défi majeur, et passionnant, pour les fournisseurs de logiciels. Tout ce qu’on désigne par interface n’apporte pas nécessairement plus de facilité. Chez GCS Suisse SA, nous considérons que notre tâche n’est pas seulement d’installer des interfaces, mais de s’assurer que telle interface convient à tel garage. Le critère primordial est alors de vérifier que l’interface élimine les doubles saisies de données. Il existe des interfaces unidirectionnelles ou multidirectionnelles. Concernant les interfaces bidirectionnelles, il s’agit d’intégrations : les interfaces unidirectionnelles classiques relient les boutiques en ligne ou les catalogues de pièces détachées des fournisseurs, que le garagiste consulte depuis l’offre ou la commande du DMS ; il transmet ensuite les données d’un véhicule et sélectionne les unités de travail et les pièces chez le fournisseur. Ces éléments seront ensuite intégrés dans la commande.
Qu’en est-il des interfaces multidirectionnelles ?
Les intégrations sur lesquelles plusieurs connexions sont effectuées, avec des données devant être adaptées dans le DMS et dans le mode de calcul, sont techniquement beaucoup plus complexes. C’est le cas par exemple d’interfaces entre les logiciels dédiés aux garages et les constructeurs automobiles ou les spécialistes des données comme Audatex, auto-i-dat ou Eurotax. Un seul clic pour une importation ne suffit pas : on doit pouvoir effectuer cette action plusieurs fois pendant le processus de commande. Il faut se pencher en détail sur l’analyse de la solution logicielle, sur le fonctionnement des interfaces, sur l’adéquation entre le système présenté et le processus interne, et bien comprendre que les interfaces sont toutes différentes.
Avec le progrès technologique, la fréquence des mises à jour semble s’accélérer.
Auparavant, on fournissait une ou deux mises à jour par an. Avec le développement des applications Internet, les cycles de mises à jour se raccourcissent régulièrement. Il est désormais indispensable de traiter ces mises à jour chaque mois. Cela incite les fournisseurs de DMS à offrir encore plus de flexibilité aux garagistes et à assurer la continuité de la main-d’œuvre, car rester plusieurs jours sans interface peut avoir de fâcheuses conséquences.
Dans quelle mesure les solutions logicielles contribuent-elles à la rentabilité des garages ?
Considérons qu’un mécatronicien d’automobiles doit traiter chaque jour plusieurs commandes, cela veut dire que la gestion des commandes est toujours plus lourde et le délai de plus en plus court. De plus, la complexité de la saisie des commandes s’accentue sans cesse : un changement de pneus à l’hôtel pour pneus s’enregistre autrement qu’un service avec garantie ou un cas d’assurance en responsabilité civile avec casco complète. Et il existe aussi des commandes de services complets, payés en partie par le client et en partie par le fournisseur. De fait, il ne suffit plus que le chef explique à ses collaborateurs comment effectuer les saisies. L’employé doit pouvoir indiquer au logiciel la commande en cours, et l’outil doit aiguiller l’employé sur les champs à remplir. Il s’agit de processus dirigés visant à éviter des saisies inutiles. En outre, les chefs de service ont besoin toujours plus rapidement de données du système afin d’adopter des décisions de gestion d’entreprise pertinentes, comme le propose par exemple notre outil de saisie des données temporelles et d’exploitation « Mobil Worker (MOW) », qui présente sous forme graphique les données requises.
Le travail quotidien dans le secteur automobile génère une abondance de données. Que doit comporter une solution logicielle ?
Nous estimons que le volume des données va augmenter de manière exponentielle avec le volume des commandes. Outre les mesures relatives au système, le fournisseur de logiciels doit tenir compte de ce contexte dans son modèle de banques de données et dans le choix de ces banques de données. Des standards ouverts comme Microsoft-SQL-Server sont requis. Outre le défi technique, il s’agit de guider l’utilisateur dans le traitement des données. Chez GCS, nous identifions à la réception d’un document où il devra être par exemple le plus pertinemment enregistré. Ainsi, la photographie d’un permis de circulation sera stockée en PDF avec le véhicule, un bon de livraison ou la photo d’une réparation seront automatiquement joints en PDF à la commande. « L’aperçu rapide » permet de visualiser l’ensemble du dossier avec toutes les données saisies. L’analyse des données saisies et les conclusions que l’on peut en tirer prennent toujours plus d’importance. Le composant « tableau de bord » affiche selon le statut du collaborateur le nombre des offres ouvertes ou des commandes sans validation de réparations, le volume des commandes à facturer, ou le chiffre d’affaires comparé à celui de l’exercice précédent.
⇒ « N’achetez pas de système propriétaire » : « Le standard mondial est dominé par Microsoft, tout système doit pouvoir s’intégrer dans cet univers », estime Reto Dellenbach. Cela donne la garantie que le fournisseur trouvera les développeurs compétents à l’avenir afin de pouvoir adapter les logiciels aux besoins croissants.
⇒ « Choisissez la flexibilité » : Notamment dans la création d’une commande, les processus sont de plus en plus complexes, et il n’y a que deux alternatives : soit le collaborateur sait quelles données il doit saisir parmi les nombreuses informations requises, soit il choisit le procédé approprié de sorte que le logiciel lui indique les données à saisir.
⇒ Saisie des adresses : Un DMS performant doit pouvoir associer plusieurs adresses à une commande, au moins quatre ou cinq (conducteur, propriétaire, fournisseur de leasing, assurance, etc.)
⇒ Interfaces : Une stratégie d’interfaces API clairement identifiable, permettant d’associer des acteurs du marché aisément et rapidement.
⇒ Intégration : si possible de tous les fournisseurs de données de calculs comme Audatex, auto-i-dat ou Eurotax et les acteurs courants de l’après-vente, comme ESA, Derendinger, Lorch, Hostettler, Rhiag, etc., ainsi que les constructeurs automobiles.
tki. Monsieur Dellenbach, les garagistes cherchent de préférence une solution logicielle clé en main, une sorte de poule aux œufs d’or. Que pouvez-vous leur offrir?
Reto Dellenbach : Ce désir est en effet exprimé de plus en plus souvent. Nous proposons aux garagistes une solution, ou plutôt un concept, qui correspond à leurs attentes. Il s’agit d’une part d’un matériel d’une grande stabilité adapté aux besoins, avec des solutions réseaux jusqu’au cloud, d’autre part de notre solution DMS VCS/VIS (Vehicle Calculation System, Vehicle Inhouse System), grâce à laquelle les processus d’entreprise peuvent être représentés de la réception à l’atelier jusqu’à la facture, avec un traitement des commandes complet et sans papier. L’outil permet également de reproduire tout le processus du garage sur des terminaux mobiles, tablette, I-Pad, smartphone, notebook ...
De quel logiciel un garage a-t-il besoin ?Pas facile de répondre d’emblée ... Le garagiste doit parfaitement savoir avec quels processus et quels acteurs du marché il travaille. Cela lui fixe un objectif. Mais il s’agit d’un instant T, tout peut changer en deux ou trois ans. Le garagiste doit en prendre conscience. On peut ainsi évaluer quel système sera le plus approprié. Je prends souvent pour comparaison l’achat d’une radio il y a 15 ans. Certains modèles proposaient d’enregistrer 30 stations, d’autres 90. Au moment de l’achat, j’étais certain que 30 stations mémorisées suffisaient, or, peu après, j’ai regretté de ne pas en avoir quelques-unes de plus... Telle est la difficulté pour les garagistes. Nous ne pouvons que recommander de prévoir suffisamment de marge. Il ne faut pas limiter sa liberté d’entreprise à cause du logiciel ou du système IT. Autrement dit, le fournisseur doit pouvoir offrir une solution flexible, adaptée aux spécifications du client. Il doit également être prêt à se développer en collaboration avec les garagistes. Le choix d’un logiciel doit être vu comme un mariage pour la vie, car un divorce serait compliqué et douloureux ...
Il doit disposer de structures innovantes. L’utilisateur aura du mal à les reconnaître au premier coup d’œil, mais c’est indispensable pour l’avenir. Il faut bien repérer les systèmes qui ont perduré. Un critère pour aider les garagistes : la taille du fournisseur de logiciels. Celui-ci doit réaliser son chiffre d’affaires exclusivement pour la branche, employer plus de 20 personnes, dont un tiers de purs développeurs. Les exigences en matière de logiciels vont fortement augmenter au cours des prochaines années.
Et sur le plan technique ?
Le logiciel doit présenter une API ouverte, c’est-à-dire une interface de programmation qui permet d’échanger des données dans les deux sens. Cela veut dire à la fois lire les données fournies par le logiciel et transmettre au logiciel des données. Notre solution propose une stratégie d’API-REST récente, qui peut traiter des données en externe et communiquer avec le DMS. La flexibilité est alors maximale. À cela s’ajoutent la création de commandes et la réception des véhicules axée sur les processus, la documentation entièrement automatique et numérisée relative aux réparations et la gestion des dossiers. Ce dernier point permet d’associer une commande à plusieurs factures, compilées dans un dossier unique. Ce sont quelques exemples de fonctions qu’un logiciel moderne doit offrir.
Interfaces et compatibilités : un véritable défi ?
D’un point de vue technologique, c’est certainement un défi majeur, et passionnant, pour les fournisseurs de logiciels. Tout ce qu’on désigne par interface n’apporte pas nécessairement plus de facilité. Chez GCS Suisse SA, nous considérons que notre tâche n’est pas seulement d’installer des interfaces, mais de s’assurer que telle interface convient à tel garage. Le critère primordial est alors de vérifier que l’interface élimine les doubles saisies de données. Il existe des interfaces unidirectionnelles ou multidirectionnelles. Concernant les interfaces bidirectionnelles, il s’agit d’intégrations : les interfaces unidirectionnelles classiques relient les boutiques en ligne ou les catalogues de pièces détachées des fournisseurs, que le garagiste consulte depuis l’offre ou la commande du DMS ; il transmet ensuite les données d’un véhicule et sélectionne les unités de travail et les pièces chez le fournisseur. Ces éléments seront ensuite intégrés dans la commande.
Qu’en est-il des interfaces multidirectionnelles ?
Les intégrations sur lesquelles plusieurs connexions sont effectuées, avec des données devant être adaptées dans le DMS et dans le mode de calcul, sont techniquement beaucoup plus complexes. C’est le cas par exemple d’interfaces entre les logiciels dédiés aux garages et les constructeurs automobiles ou les spécialistes des données comme Audatex, auto-i-dat ou Eurotax. Un seul clic pour une importation ne suffit pas : on doit pouvoir effectuer cette action plusieurs fois pendant le processus de commande. Il faut se pencher en détail sur l’analyse de la solution logicielle, sur le fonctionnement des interfaces, sur l’adéquation entre le système présenté et le processus interne, et bien comprendre que les interfaces sont toutes différentes.
Avec le progrès technologique, la fréquence des mises à jour semble s’accélérer.
Auparavant, on fournissait une ou deux mises à jour par an. Avec le développement des applications Internet, les cycles de mises à jour se raccourcissent régulièrement. Il est désormais indispensable de traiter ces mises à jour chaque mois. Cela incite les fournisseurs de DMS à offrir encore plus de flexibilité aux garagistes et à assurer la continuité de la main-d’œuvre, car rester plusieurs jours sans interface peut avoir de fâcheuses conséquences.
Dans quelle mesure les solutions logicielles contribuent-elles à la rentabilité des garages ?
Considérons qu’un mécatronicien d’automobiles doit traiter chaque jour plusieurs commandes, cela veut dire que la gestion des commandes est toujours plus lourde et le délai de plus en plus court. De plus, la complexité de la saisie des commandes s’accentue sans cesse : un changement de pneus à l’hôtel pour pneus s’enregistre autrement qu’un service avec garantie ou un cas d’assurance en responsabilité civile avec casco complète. Et il existe aussi des commandes de services complets, payés en partie par le client et en partie par le fournisseur. De fait, il ne suffit plus que le chef explique à ses collaborateurs comment effectuer les saisies. L’employé doit pouvoir indiquer au logiciel la commande en cours, et l’outil doit aiguiller l’employé sur les champs à remplir. Il s’agit de processus dirigés visant à éviter des saisies inutiles. En outre, les chefs de service ont besoin toujours plus rapidement de données du système afin d’adopter des décisions de gestion d’entreprise pertinentes, comme le propose par exemple notre outil de saisie des données temporelles et d’exploitation « Mobil Worker (MOW) », qui présente sous forme graphique les données requises.
À propos : Vous trouverez d’autres conseils portant sur la numérisation au garage dans l’édition actuelle d’AUTOINSIDE 7/8.
Nous estimons que le volume des données va augmenter de manière exponentielle avec le volume des commandes. Outre les mesures relatives au système, le fournisseur de logiciels doit tenir compte de ce contexte dans son modèle de banques de données et dans le choix de ces banques de données. Des standards ouverts comme Microsoft-SQL-Server sont requis. Outre le défi technique, il s’agit de guider l’utilisateur dans le traitement des données. Chez GCS, nous identifions à la réception d’un document où il devra être par exemple le plus pertinemment enregistré. Ainsi, la photographie d’un permis de circulation sera stockée en PDF avec le véhicule, un bon de livraison ou la photo d’une réparation seront automatiquement joints en PDF à la commande. « L’aperçu rapide » permet de visualiser l’ensemble du dossier avec toutes les données saisies. L’analyse des données saisies et les conclusions que l’on peut en tirer prennent toujours plus d’importance. Le composant « tableau de bord » affiche selon le statut du collaborateur le nombre des offres ouvertes ou des commandes sans validation de réparations, le volume des commandes à facturer, ou le chiffre d’affaires comparé à celui de l’exercice précédent.
Les dix éléments clés d’un bon logiciel dédié aux garages
⇒ « N’achetez pas de système propriétaire » : « Le standard mondial est dominé par Microsoft, tout système doit pouvoir s’intégrer dans cet univers », estime Reto Dellenbach. Cela donne la garantie que le fournisseur trouvera les développeurs compétents à l’avenir afin de pouvoir adapter les logiciels aux besoins croissants.⇒ « Choisissez la flexibilité » : Notamment dans la création d’une commande, les processus sont de plus en plus complexes, et il n’y a que deux alternatives : soit le collaborateur sait quelles données il doit saisir parmi les nombreuses informations requises, soit il choisit le procédé approprié de sorte que le logiciel lui indique les données à saisir.
⇒ Saisie des adresses : Un DMS performant doit pouvoir associer plusieurs adresses à une commande, au moins quatre ou cinq (conducteur, propriétaire, fournisseur de leasing, assurance, etc.)
⇒ Interfaces : Une stratégie d’interfaces API clairement identifiable, permettant d’associer des acteurs du marché aisément et rapidement.
⇒ Intégration : si possible de tous les fournisseurs de données de calculs comme Audatex, auto-i-dat ou Eurotax et les acteurs courants de l’après-vente, comme ESA, Derendinger, Lorch, Hostettler, Rhiag, etc., ainsi que les constructeurs automobiles.
⇒ Solutions rigides
⇒ Solutions n’ayant pas ou peu évolué au cours des 15 dernières années.
⇒ Solutions qui n’accompagnent pas les processus, sur le principe que « tout le monde peut établir une facture ».
⇒ Solutions de fournisseurs qui réalisent moins de 80 % de leur chiffre d’affaires ou emploient moins de 20 collaborateurs dans la branche.
⇒ Interfaces non bidirectionnelles (ne fonctionnant pas dans les deux sens) ou données que le DMS connaît mais qui doivent tout de même être saisies une nouvelle fois, ou si une seule action d’import/export est possible.